【选调写作】会议纪要怎么写?公考和公文写作必看!

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讲座:会议纪要写作

陈昌胜


会议纪要是什么?



会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文,具有内容的纪实性、表达的要点性、称谓的特殊性等基本特点。对机关工作人员而言,会议纪要是一种常见的公文文种。

与“会议记录”有啥区别?简言之,会议记录是事务文书而非公文,只是会议情况的原始记录,当然也是写好会议纪要的基础材料;会议纪要则是对会议记录的归纳和概括,是再加工的过程,来源于但又不同于会议记录。

启示:撰写会议纪要,得坚持“三个必须”,做到“三个弄清”

“三个必须”:必须如实反映会议内容,不能凭空捏造,否则将违反纪实要求;必须围绕会议成果进行提炼和概括,重点介绍会议成果,切忌流水账;必须反映集体意志,一般用第三人称写,常以“会议”作为表述主体,如“会议认为”“会议指出”“会议强调”“会议要求”等。

“三个弄清”:弄清会议目的,通盘了解会议情况;弄清与会各方最终达成了什么共识;弄清会议相关材料的核心要义。



会议纪要有几种类型?



机关工作人员日常接触最多的会议纪要大致有两种,即办公会议纪要和专项会议纪要。

办公会议纪要。又称日常行政工作会议纪要,主要用于反映党政机关、人民团体、企事业单位的领导机关开会研究问题、部署工作的情况。其作用是为机关单位开展工作提供明确指导和具体依据。

专项会议纪要。各种交流会、座谈会、研讨会多属于这一范畴。主要用于对有关工作的重要方针、政策和理论原则问题进行交流、讨论情况进行纪实,给人以深刻启发,给工作以宏观指导。




会议纪要有哪些要素?


会议纪要作为正式公文文种,务必严格遵循格式要求和规范体例。就结构而言,主要由标题、正文、结尾和落款几部分组成。

标题。必须写明确,不能仅以“会议纪要”为题。主要有以下几种写法。

写法一:会议名称+文种。如,中共xx县委常委会会议纪要

写法二:召开会议的机关+内容+文种。如,xx县工信局关于企业扭亏为盈工作会议纪要,xx县委办关于近期几项重点工作安排布置会议纪要

写法三:会议名称+纪要内容+文种。如,xx县工商联第十届理事会第二次会议决议事项纪要

写法四:正副标题。正标题阐述会议主旨和意义,副标题交代会议名称和文种。如,维护财政制度 加强经济管理——xx在《xx》座谈会上的发言纪要

正文。主要由会议概况、会议的精神与议定事项组成。

组成一:会议概况。这一部分是引子,简要介绍会议的基本情况,包括会议的时间地点、参会人员和会议主题。

组成二:会议的精神与议定事项。这一部分是重点,分集中概述式、条项式、发言摘录式3种常见写法。

集中概述法:多用于小型会议,而且讨论的问题相对单一、意见比较统一,写的篇幅较为短小,主要把会议的基本情况、研究的主要问题、议定的重点事项,用概述方法进行整体阐述和说明。

条项式法:这是最常见的写法,特点是井然有序,便于理解和记忆;分条分项写出会议讨论的问题和决定的事项。

发言摘录法:一般小型会议、专业性会议或座谈会的纪要会采用这种写法,按发言顺序或内容性质,归类摘要记录发言内容,注意不是全文原话尽录,要摘其要点。

结尾和落款。应严格按照党政机关公文格式要求拟写。




如何写好会议纪要?

经验分享



对刚接触机关文字工作的朋友来说,写出高质量的会议纪要不容易,甚至是件头疼的事情。陈老师在多年的文字工作历练中总结了五点心得,或许会对大家有所帮助。



心得一:会议准备有必要

做好“五项”准备:了解会议议程、熟悉会议文件、掌握与会人员名单、熟悉会议环境、准备记录设备。正所谓“磨刀不误砍柴工”,说明会前准备是基本前提。

心得二:会中记录有技巧

把握“四个”要点:精力集中、全神贯注,抓大放小、记录关键词,多记“临场发挥”内容,着重记主要领导的总结讲话。正所谓“巧妇难为无米之炊”,说明会议记录是重要过程。

心得三:会后整理讲方法

做到“四个”注意:注意条理清晰、注意用语规范、注意忠于原意、注意领导意图。正所谓“词不达意半句多”,会后整理是形成会议纪要的核心过程,“产品”成色几何,这一环节至关重要。

心得四:审核确认不可少

抓好“三个”流程:自我检查、反复修改,报请直属领导审核,报请主管领导审核。正所谓“好文章都是改出来的”,会议纪要须按程序逐级审签,根据审签领导的修改意见最终成文。

心得五:闭环执行更重要

坚持“一个”原则:会议纪要签发不是完结,还应密切跟踪、常态督导议定事项的落实情况,有交办就要见实效。(来源:崇义县委办)




小编寄语


“冰冻三尺非一日之寒”,写好会议纪要作为机关文字工作者的必备技能,唯有勤学善思、多加练习,才能不断提升写作水平。







延伸:再谈如何写好会议纪要

我们来谈谈“会议纪要写作中常出现的几类问题”,本期主讲人谢森林



01

问题一:用语不规范

会议纪要中一些规范用语


        “会议讨论了” “会议传达学习了” “会议讨论并原则同意XX提交的《XX请示》”“会议听取了”“会议认为”“会议要求”“会议强调”“会议指出”等等。



我们来看看几个例子

例子1

初稿审议《XX项目安排表(讨论稿)》工作文稿

定稿会议讨论了《XX项目安排表(讨论稿)》。


例子2

初稿会议讨论并原则同意《关于实施XX项目有关事项的请示》。会议认为,实施该项目对于完善城市功能、提升城市品味、打造旅游城市的意义重大。会议明确,由XX部门具体负责,提升工作效率,加快项目进度,在2018年12月31日前完成项目建设。


定稿会议讨论并原则同意《关于实施XX项目有关事项的请示》。会议指出,该项目是拓展城市空间,提升旅游服务配套能力的重大工程。提高工作效率、加快项目进度,强化项目建设与规划设计的有序衔接,确保工程顺利实施。此项工作由XX部门具体负责,建设工期为12个月。


02

问题二:语言不精炼

会议纪要中语言应把握的原则


用最精炼的语言准确还原领导讲话精神,切忌口语化用语,只传达会议精神,太细的东西原则不提。



修改前

1.开头审议《XX实施方案(讨论稿)》工作文稿

2.结构会议指出及时调整责任领导。关于甲项目,要综合考虑各方面因素关于乙项目,要增加责任领导。会议强调,要······。此项工作由XX汇总建议,······,确保项目有序推进。

3.用语:原挂职干部挂点项目,由XX同志挂点;关于乙项目,责任领导增加XX同志。



修改后

1.开头会议讨论了XX实施方案(讨论稿)》。

2.结构会议指出,该项目推进经济社会发展的重要抓手······的重大举措要明确责任,······要一线推进······。要聚焦突破······。

3.用语及时调整责任领导和责任单位,完善推进机制,确保项目顺利实施。








03

三、条理不清晰、层次不分明


什么是“条理清晰、层次分明”


会议纪要应与会议记录区分开来,纪要是经过整理的记录,依照的是合理的逻辑顺序而不是会议的实际发言顺序。

合理的逻辑顺序:“是什么”到“怎么做”,即先“政治站位”后“具体措施”再“组织保障”。

修改前

        会议审议关于XX(讨论稿)工作文稿会议指出各级各部门要深入贯彻习近平总书记关于乡村振兴战略的重要讲话精神,落实中央、省、市决策部署对标新要求,围绕乡村振兴谋篇布局细化落实,抓紧制定分工统筹谋划,提出牵头单位、责任单位。会议明确XX同志担任副总指挥,XX同志任办公室主任。



修改后

        会议讨论了《关于XX(讨论稿)》。会议指出,实施乡村振兴战略,“三农”工作的总抓手要对标对表,······要系统推进,······要加强领导,······



小结

1.用语要规范,平时积累很重要。

2.语言要精炼,准确还原领导讲话精神,切忌口语化,太细的东西原则不提。

3.条理要清晰、层次要分明,先“政治站位”后“具体措施”再“组织保障”。

4.字斟句酌,认真再认真,细致再细致。 




— THE END  —

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